Incumplimientos reiterados de un trabajador: qué puede hacer la empresa antes de sancionar o despedir

Retrasos frecuentes, ausencias injustificadas, incumplimiento de instrucciones, conflictos con compañeros, disminución voluntaria del rendimiento o conductas que perjudican el funcionamiento de la empresa pueden acabar generando un problema laboral importante.

Sin embargo, la empresa no debería reaccionar de forma precipitada. No todo incumplimiento permite despedir a un trabajador y tampoco todos los comportamientos deben recibir la misma sanción. Antes de adoptar una medida es necesario valorar qué ha ocurrido, cómo puede acreditarse, qué establece el convenio colectivo y cuál es la respuesta proporcionada a la gravedad de los hechos.

El Estatuto de los Trabajadores permite a las empresas sancionar los incumplimientos laborales y contempla el despido disciplinario cuando existe un incumplimiento grave y culpable. Pero una sanción mal planteada, una carta imprecisa, unos hechos prescritos o el incumplimiento de las garantías exigibles pueden provocar posteriormente una reclamación judicial.

Por eso, cuando una empresa comienza a detectar problemas reiterados con un trabajador, es recomendable actuar desde el principio con orden, documentación y asesoramiento en Derecho Laboral.

¿Qué puede considerarse un incumplimiento laboral?

Durante una relación laboral pueden producirse conductas muy diferentes. Algunas serán simples incidencias sin relevancia disciplinaria, mientras que otras pueden constituir faltas leves, graves o muy graves.

El Estatuto de los Trabajadores contempla, entre las conductas que pueden llegar a justificar un despido disciplinario cuando reúnen la suficiente gravedad y culpabilidad, las faltas repetidas e injustificadas de asistencia o puntualidad, la indisciplina o desobediencia, las ofensas verbales o físicas, la transgresión de la buena fe contractual, el abuso de confianza o la disminución continuada y voluntaria del rendimiento normal o pactado.

También pueden existir otras conductas sancionables previstas específicamente en el convenio colectivo aplicable a la empresa.

Por eso, ante un problema con un trabajador, el primer paso no debería ser decidir inmediatamente la sanción, sino identificar exactamente qué conducta se ha producido y cómo está tipificada.

¿Cualquier incumplimiento permite despedir?

No. El despido disciplinario es la sanción más grave que puede adoptar una empresa y requiere un incumplimiento que pueda calificarse como grave y culpable.

Esto significa que un retraso aislado, un error puntual o una discrepancia concreta no permiten, por sí solos, concluir que exista causa suficiente para extinguir el contrato.

En algunos casos será necesario valorar la reiteración de la conducta. En otros, un único hecho puede revestir suficiente gravedad como para justificar una medida disciplinaria importante. Todo dependerá de las circunstancias, de la conducta concreta y de las reglas establecidas en la normativa y en el convenio colectivo.

También debe respetarse el principio de proporcionalidad. La respuesta empresarial debe guardar relación con la gravedad del incumplimiento, sus consecuencias, la posible reiteración y las circunstancias en las que se produjo.

La importancia de documentar correctamente los hechos

Uno de los problemas más habituales aparece cuando la empresa sabe que existe un conflicto, pero no ha ido dejando constancia de lo sucedido.

Por ejemplo, afirmar meses después que un trabajador llega tarde habitualmente tiene mucha menos fuerza que disponer de registros objetivos de entrada y salida que permitan identificar los días y horarios concretos.

Lo mismo ocurre con desobediencias, ausencias, incumplimientos de instrucciones, reclamaciones de clientes, conflictos internos o disminuciones de rendimiento. Siempre que sea posible, deben conservarse las comunicaciones, registros, documentos y demás elementos que permitan acreditar objetivamente qué ha ocurrido.

La empresa debería evitar basar una sanción en expresiones genéricas como “incumple constantemente”, “trabaja mal” o “genera problemas”. Para poder defender posteriormente una medida disciplinaria es mucho más útil poder identificar hechos concretos, fechas, instrucciones incumplidas y circunstancias verificables.

La obtención de pruebas debe realizarse, además, respetando los derechos fundamentales del trabajador y la normativa aplicable en materia de privacidad y protección de datos.

Revisar el convenio colectivo antes de sancionar

Antes de adoptar una medida disciplinaria es fundamental comprobar qué convenio colectivo resulta aplicable.

El Estatuto de los Trabajadores establece que los trabajadores pueden ser sancionados de acuerdo con la graduación de faltas y sanciones prevista legalmente o en el convenio colectivo correspondiente.

Los convenios suelen distinguir entre faltas leves, graves y muy graves y pueden establecer qué sanción corresponde a cada conducta. También pueden regular la reincidencia, determinadas formalidades del procedimiento disciplinario o garantías adicionales.

Por eso, dos comportamientos aparentemente similares pueden tener consecuencias diferentes dependiendo del sector y del convenio que resulte aplicable.

Aplicar una sanción sin revisar previamente estas reglas puede generar problemas incluso aunque la empresa tenga razones legítimas para considerar que la conducta del trabajador es inadecuada.

¿Puede la empresa sancionar al trabajador?

Sí. La dirección de la empresa dispone de potestad disciplinaria frente a los incumplimientos laborales, pero debe ejercerla respetando la normativa y el convenio colectivo.

En función de la gravedad de la conducta, las consecuencias pueden ir desde una amonestación hasta una suspensión de empleo y sueldo o, en los supuestos más graves, un despido disciplinario.

Las faltas graves y muy graves requieren comunicación escrita al trabajador, haciendo constar la fecha y los hechos que motivan la sanción.

Es importante que la empresa describa los hechos con precisión. Una sanción no debería limitarse a mencionar de forma genérica “mal comportamiento”, “bajo rendimiento” o “reiterados incumplimientos” sin explicar qué ha sucedido.

Además, no siempre es obligatorio pasar previamente por una sucesión de advertencias o sanciones antes de despedir. Si la conducta reúne por sí misma la gravedad necesaria, puede existir causa disciplinaria suficiente. Sin embargo, cuando el problema consiste precisamente en incumplimientos reiterados de menor entidad, la forma en que se hayan documentado y tratado anteriormente puede resultar especialmente relevante.

Cuidado con los plazos de prescripción

La empresa tampoco puede guardar indefinidamente un incumplimiento y decidir sancionarlo meses después.

El Estatuto de los Trabajadores establece distintos plazos de prescripción en función de la gravedad de la falta. Las faltas leves prescriben a los diez días, las graves a los veinte días y las muy graves a los sesenta días, contados desde la fecha en que la empresa tuvo conocimiento de su comisión.

En todo caso, existe un límite máximo general de seis meses desde que se cometió la falta.

Por este motivo, cuando se detecta un posible incumplimiento es importante analizarlo sin demoras innecesarias. Esperar demasiado puede impedir posteriormente imponer una sanción por hechos que, en otro momento, sí podrían haber tenido relevancia disciplinaria.

¿Cuándo puede plantearse un despido disciplinario?

El despido disciplinario puede plantearse cuando la conducta del trabajador constituye un incumplimiento grave y culpable y los hechos pueden encajar en una causa legal o convencional suficientemente relevante.

Entre las causas previstas por el Estatuto de los Trabajadores se encuentran las faltas repetidas e injustificadas de asistencia o puntualidad, la indisciplina o desobediencia, las ofensas verbales o físicas, la transgresión de la buena fe contractual, el abuso de confianza y la disminución continuada y voluntaria del rendimiento normal o pactado.

Pero la existencia formal de una de estas causas no significa que cualquier conducta relacionada con ella permita automáticamente despedir.

Debe estudiarse la gravedad, la culpabilidad, la proporcionalidad de la medida, las circunstancias concretas, los antecedentes disciplinarios que legítimamente puedan tenerse en cuenta y lo establecido en el convenio colectivo.

Antes de acudir al despido, también es recomendable valorar si los hechos están suficientemente acreditados. Si el trabajador impugna la decisión, será la empresa la que tendrá que defender la realidad y gravedad de los incumplimientos alegados.

Audiencia previa antes del despido disciplinario

Actualmente existe otra garantía especialmente importante que las empresas deben tener en cuenta antes de realizar un despido disciplinario.

El Tribunal Supremo ha establecido que, antes de adoptar la decisión extintiva, la empresa debe ofrecer al trabajador la posibilidad de defenderse de los cargos que se le imputan, en aplicación del artículo 7 del Convenio número 158 de la Organización Internacional del Trabajo.

Esto implica que, antes de comunicar el despido disciplinario, debe darse al trabajador una oportunidad real de conocer los hechos que se le atribuyen y formular las alegaciones que considere oportunas.

La audiencia previa no significa que la empresa tenga que aceptar la explicación ofrecida por el trabajador ni que desaparezca su facultad disciplinaria. Su finalidad es permitir que el trabajador pueda dar su versión antes de que se adopte definitivamente la decisión.

Existe una excepción cuando no pueda pedirse razonablemente al empleador que conceda esta posibilidad, pero no debería tratarse como una excepción automática. Ante un posible despido disciplinario, lo prudente es revisar en cada caso cómo debe realizarse esta audiencia y dejar constancia de su tramitación.

La importancia de redactar correctamente la carta de despido

Si finalmente la empresa considera que concurren los requisitos para realizar un despido disciplinario, la comunicación debe prepararse con especial cuidado.

El despido debe notificarse por escrito y la carta debe indicar los hechos que lo motivan y la fecha en la que tendrá efectos.

La descripción de los hechos es especialmente importante. No basta con reproducir el nombre de una causa del Estatuto de los Trabajadores. Debe explicarse de forma suficientemente concreta qué conducta se atribuye al trabajador.

Fechas, episodios, instrucciones incumplidas, ausencias, retrasos, comunicaciones o hechos determinados pueden resultar esenciales para que el trabajador conozca las razones de la decisión y para que la empresa pueda defenderla posteriormente.

También debe comprobarse si el convenio colectivo exige alguna formalidad adicional y si el trabajador tiene una condición que implique garantías específicas, por ejemplo, por su condición de representante legal de los trabajadores o por determinadas circunstancias sindicales.

Errores frecuentes de las empresas ante un trabajador conflictivo

Uno de los errores más habituales es dejar pasar durante demasiado tiempo pequeñas incidencias sin documentarlas y tratar de utilizarlas todas juntas cuando la situación se vuelve insostenible.

Otro error consiste en imponer una sanción excesiva para la gravedad real de la conducta o actuar sin comprobar previamente qué establece el convenio colectivo.

También pueden surgir problemas cuando la carta de sanción o despido utiliza expresiones genéricas, cuando los hechos ya han prescrito, cuando no existen pruebas suficientes o cuando se toma la decisión en caliente tras una discusión.

Desde la nueva doctrina del Tribunal Supremo, otro riesgo especialmente importante es realizar un despido disciplinario sin haber dado previamente al trabajador la posibilidad de defenderse de los hechos que se le imputan.

Por eso, cuando comienzan a producirse incumplimientos reiterados, es preferible establecer desde el principio una estrategia ordenada: identificar los hechos, conservar pruebas, revisar el convenio, valorar su gravedad y decidir la respuesta adecuada.

Asesoramiento laboral preventivo para empresas

Los problemas laborales suelen ser más fáciles de gestionar cuando se analizan desde el principio y no cuando el conflicto ya ha llegado a un punto crítico.

Una empresa que cuenta con asesoramiento laboral puede revisar previamente una sanción, valorar la gravedad de un incumplimiento, preparar correctamente las comunicaciones y analizar si existe base suficiente para adoptar medidas disciplinarias.

Cuando este tipo de consultas son frecuentes, puede resultar especialmente útil contar con una Iguala Jurídica, que permite disponer de asesoramiento continuado para resolver los problemas legales que surgen durante la actividad habitual de la empresa.

Conclusión

Los incumplimientos reiterados de un trabajador no deberían gestionarse mediante decisiones precipitadas. La empresa dispone de facultades disciplinarias, pero debe ejercerlas respetando la gravedad de los hechos, la proporcionalidad, el convenio colectivo, los plazos de prescripción y las garantías del procedimiento.

Documentar correctamente las incidencias, actuar dentro de plazo y valorar la sanción adecuada puede evitar muchos conflictos posteriores. Y si la conducta alcanza la gravedad necesaria para plantear un despido disciplinario, debe prestarse especial atención a la audiencia previa, a las pruebas disponibles y a la redacción de la carta de despido.

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